会社は定款（ていかん）― 会社の目的・組織・運営などに関する根本規則 ―を作る必要があるのですが、株式会社の場合は作成した定款を公証人に認証してもらわなくてはなりません。
認証と言うのは、正当な手続により定款作成が行なわれたことを公の機関である公証人が証明することです。
弊事務所で作成する定款は、「電子定款」と呼ばれる電子情報で、紙の書類でないパソコンで読むファイルの状態となっています。
電子化されたメリットとして、
・紙定款の様に体積を取らず、保管スペースを取らない。
・デジタルデータは紙と異なり、経年変化で劣化することがない。
・コピーによって本物が幾らでもできる。
・電子メールに添付して送付できる（この様な局面はあまり考えにくいですが）。
・電子認証が必要なため偽造がされ難い。
・紙の定款作成の際に課税される印紙税４万円が必要ない。
などが、考えられます（ただし、印紙税がいらないと言うこと以外のメリットは、その反面でデメリットにもなり得ることもありますが）。
電子化など考えられない時代に出来た印紙税は、紙の書類を課税客体としていますので、紙自体が存在しないと課税の対象になりません。
最後の印紙税４万円が要らないと言うのは、同業者が良く売り文句にしてることが多いです。ご自身で紙の定款を作って認証手続をすれば、印紙税がかかるけれど、電子定款に対応できる行政書士に頼めば必要がありません。
そうであるなら、私どもに報酬を払っても実質的な負担は少ないことにないます（なお、弊事務所の報酬については直接お尋ね下さい）。
費用金額だけが絶対的な判断基準ではないと思われますが、経営者様ご自身が定款作成や公証役場の手続などをやるのと、行政書士に報酬を払って、労力を本業のために集中させるのとどちらが良いのか判断する目安になります。
念のために申し上げますが、株式会社設立のためには資本金の準備（制度上1円以上ですが、現実的には300万円以上あった方が良いでしょう）も必要ですし、公証人の手数料、登記の際の登録免許税（登記を司法書士に頼めばさらにその報酬）などの費用が必要です。
株式会社定款の認証は、設立する本店所在地の同一都道府県内の公証役場役場でしなくてはなりません。
平成18（2006）年まで、電子定款の認証が出来る法務大臣指定の公証役場が埼玉県内では２ヶ所（川口、大宮）しかなくて、不便でしたが、現在では県内すべての公証役場が電子公証に対応するようになっています。
弊事務所は東京に近いので、都内の公証役場にも行きます。写真は池袋のサンシャインシティー内にある池袋公証役場です。都内の公証役場もほとんどが電子認証対応になっています。どの公証役場も「役場」と言うより「公証人事務所」と言った感じです。
平成19（2007）年の４月から電子認証の方法が変わって、インターネットの法務省のサイトからでファイルを送信して申し込むことになりました。それ以前は、電子定款が収まったフロッピーディスク（法令では、JIS規格のフレキシブルディスクと言うそうですが）を公証役場に持って行っていました。
電子定款などを作成するには、パソコンとインターネット環境の他に、PDFを作成するソフトであるアドビ社のアクロバット（読み取り専用のアクロバットリーダー、激安のPDF作成ソフトではダメです）、
アクロバットに組み込む電子署名用プラグインソフト、電子文書の作成者用の印鑑と印鑑証明にあたる電子認証が必要で、ひと揃えで新たに１０万円程度出費する必要があります。一つ会社を作るためだけに揃えるのは高い出費です。
ただし、最近は、廉価な代替ソフトもありますし、電子認証も次第に普及するでしょうし、行政書士が電子認証関連で優位に立てる期間はそうは長くないと思っています。電子化は必要条件で、その上にプラスアルファの付加価値を提供できなければと考えています。
平成19年９月27日ブログ公開、同21年５月28日修正転載
近藤巧器行政書士事務所 埼玉県朝霞市
注意 この文章には私的見解を含み、行政機関のそれとは異なる場合があります。また個別のケースによって事情が異なります。この文章を参考にした行動の結果は保証出来ませんので、自己責任でお願いいたします。